Дирекция “Административно и информационно обслужване”
Директор:
Айтен Сали Салимтел.: 0331 / 6-27-31
Основни функции на дирекцията:
Дирекция „Административно и информационно обслужване”, която е структурирана в два отдела и едно звено - отдел "Правно-нормативно обслужване и обществени поръчки", отдел "Административно, информационно и материално-техническо обслужване" и звено "Обслужване на общински съвет-община Асеновград" осъществява следните функции:
Основни функции на Отдел "Правно-нормативно обслужване и обществени поръчки"
1. Дава задължително становище по законосъобразността на проектите на актове и решения на Общинския съвет;
2. Дава становище по законосъобразността на проектите на заповеди на кмета на общината, а при несъгласие прилага мотивирано мнение;
3. Дава становище по законосъобразността при съставянето, изменението и прекратяването на договори;
4. Контролира законосъобразното съставяне на договорите и другите актове, свързани с възникване, изменение и прекратяване на служебните и трудовите правоотношения със служителите, на заповедите за дисциплинарни наказания и за търсене на имуществена отговорност на виновните лица.
5. Осигурява входящата и изходящата кореспонденция по съдебните дела, анализира и обобщава резултатите от съдебните и други дела и периодично информира кмета на общината за тях;
6. Осъществява процесуално представителство пред всички органи на съдебната власт и арбитражен съд;
7. Съдейства и осигурява с правни средства своевременното събиране на вземанията на общината;
8. Дава мнение при необходимост по постъпили сигнали и предложения;
9. Осигурява участие на юристи във всички конкурси, търгове, комисии, процедури по обществени поръчки и концесии, провеждани от общината;
10. Осигурява присъствие на заседанията на Общинския съвет и на постоянните комисии при необходимост;
11. Получава периодично информация от адвокатите, обслужващи Община Асеновград по граждански договор, за хода на делата, които водят от нейно име;
12. Юристите са пряко подчинени на кмета на общината по отношение на правното обслужване.
13. Съгласува актове за установяване на нарушения и наказателни постановления за нарушения на наредби на общината;
14. Следи за прилагането на ЗМСМА и другите законови и подзаконови нормативни актове, свързани с местното самоуправление.
15. Осъществява процесуално представителство пред КЗК и ВАС по образувани дела, в съответствие и в рамките на пълномощията, предоставени от Кмета на Общината.
16. Окомплектова преписки по подадени жалби по ЗОП и следи делата в съответните институции.
17. Осъществява предварителен контрол преди вземане на решение или извършване на действие, съгласно Системата за финансово управление и контрол.
18. Извършва проверки, резултатите, от които се документират и се изразява писмено мнение относно законосъобразността на:
- процедури за възлагане на обществени поръчки;
- покупка на активи и услуги;
- командировки в страната и чужбина
- действията, свързани с разпореждания с активи и средства;
- действията, свързани с управление и стопанисване на имуществото на Общината, продажба на движимо и недвижимо имущество и услуги, отдаване под наем;
- провеждане на конкурс за назначаване на служители и назначаването им.
19. Води регистър на постъпили заявки за поемане на задължения и извършване на разход.
20. Участва в:
- Разработване на процедури за идентифицирането на рисковете.
- Въвеждане система за контрол и докладва /вътрешно и външно/ на значими рискове на съответните нива.
1. Обобщава и анализира подадените от всички дирекции годишни план-графици за провеждане на обществени поръчки, определя обекта и вида на процедурите и изготвя обобщения годишен план-график за провеждане на процедурите за възлагане на обществени поръчки.
2. Извършва промени в годишния план-график, след иницииране от съответната дирекция за провеждането на процедурите за възлагане на обществени поръчки.
3. Изготвя и осигурява изпращането за обнародване предварителните обявления за обществени поръчки.
4. Изготвя документациите за участие в процедура за възлагане на обществена поръчка след представяне на утвърдени от кмета на общината докладни записки, съдържащи финансови и технически изисквания, количествено-стойности сметки и/или максимална стойност на поръчката и подробни технически спецификации.
5. Организира изготвянето на документацията за участие в процедура за възлагане на обществена поръчка от комисия назначена със заповед на кмета на общината.
6. Изпълнява изискванията и задълженията съгласно вътрешните правила за обществени поръчки.
7. Осигурява съгласуването и одобрението на документациите от Възложителя.
8. Осигурява изпращането на решението и обявлението за публикуване, като упълномощен потребител до Агенцията за обществени поръчки/АОП/.
9. Организира цялостното провеждане на процедурите за обществени поръчки.
10. Изготвя, съгласува и организира подписването на договорите със спечелилите участници след проверка за законосъобразност на документацията.
11. Събира и изпраща в АОП информация за изпълнението и приключването на договори.
12. Архивира досието на обществената поръчка.
13. Води регистъра за обществените поръчки на общината.
14. Води регистър за сключените договори по Закона за обществени поръчки /ЗОП/ и подзаконовите актове по неговото прилагане, изготвя писмени становища по тях.
15. Осъществява процесуално представителство пред КЗК и ВАС по образувани дела, в съответствие и в рамките на пълномощията, предоставени от Кмета на Общината.
16. Окомплектова преписки по подадени жалби по ЗОП и следи делата в съответните институции.
17. Отговаря на жалби и сигнали адресирани, съгласно действащото законодателство.
18. Изпраща информация до АОП и други институции съгласно изискванията на нормативната уредба, отнасяща се до обществени поръчки.
Отдел "Административно, информационно и материално-техническо обслужване"
1. Координира работата по изпълнение решенията на Общинския съвет, задачи, които произтичат от актове на Президента, Министерски съвет, оперативки и др., осъществява контрол относно изпълнението на работата в предвидените срокове.
2. Извършва организационно-техническата подготовка при произвеждането на избори и организиране на допитвания до населението.
3. Организира своевременното запознаване на кметовете на
кметства и кметските наместници с всички разпоредителни актове на Кмета на Общината, задължителни за изпълнение.
4. Ръководи компетентно проучване и разрешаване на молби, жалби, сигнали и предложения от компетенциите на дирекцията и кметствата.
5. Координира работата по организацията на административното обслужване в изпълнение Закона за администрацията, Административно-процесуалния кодекс и Наредбата за общите правила за организация на административното обслужване.
6. Сътрудничи при осъществяване контакти с политически партии, организации, съюзи, чуждестранни делегации, побратимени градове и други.
7. Оформя документите при сключване и промяна на трудовото и служебно правоотношение в съответствие действащото законодателство. Води личните досиета на служителите от общинската администрация.
8. Организира разработването и актуализирането на длъжностните характеристики на служителите от общинската администрация.
9. Организира и методически подпомага атестирането на служителите от общинската администрация–разработването на личните планове на служителите и изготвяне на атестационните формуляри.
10. Организира дейностите по квалификация и обучение на служителите от общинската администрация и създава условия за повишаване на мотивацията и ефективността на труда им.
11. Организира попълването на личните планове за обучение на служителите, като ги съгласува и изготвя годишния план за обучение.
12. Подготвя и участва в процедурите при провеждане на конкурси за назначаване на служители по трудово и служебно правоотношение.
13. Подготвя и прилага процедурите за осъществяване на конкурентен подбор между служителите съгласно нормативните изисквания.
14. Осъществява връзка с Дирекция ”Бюро по труда”, Национална агенция по приходите и други институции.
15. Осъществява организационното и техническо обслужване на Общинския съвет.
16. Осигурява деловодното обслужване на Общинския съвет и на неговите постоянни комисии.
17. Осигурява техническата подготовка и изпраща материалите и поканите за заседания на Общинския съвет и неговите комисии.
18. Осигурява воденето на протоколите и присъствието на заседанията на съвета и комисиите, изпращането на актовете на Общинския съвет в 7-дневен срок от приемането им.
19. Поддържа и актуализира картотеката на общинските съветници и съхранява документацията, свързана с дейността на Общинския съвет и отделните комисии.
20. Поддържа в актуално състояние база данни с всички приети актове на Общинския съвет.
21. Отговаря за публикуването на актовете на Общинския съвет.
22. Осъществява връзка с всички структурни звена в общинската администрация по отношение подготовка, получаване на материали, решения и справки.
1. Изгражда, разширява, поддържа наличната компютърна и офис техника, мрежовите операционни системи, сървърите, локалната мрежа и телефонната мрежа в Общината.
2. Организира, координира и контролира внедряването, развитието и обслужването на информационните системи и оказва квалифицирана помощ при работа с програмните продукти и компютърната техника.
3. Подготвя технически задания за доставка или възлагане за разработка на софтуер и компютърна техника, организира закупуването на хардуер, хардуерни компоненти и софтуер и офис техника.
4. Осигурява и поддържа актуални архиви на базите данни.
5. Осигурява и следи за надеждна антивирусна защита на сървърите и работните станции в сградата на общината и кметствата.
6. Осъществява политика по информационна сигурност на Общината, съгласно изискванията на ISO27001-2013.
7. Организира предоставяне и разширяване на електронни услуги за гражданите и бизнеса.
8. Поддържа, актуализира и развива Интернет страницата на общината и чрез нея дава публичност на решенията на общинския съвет и нормативните документи, приети от него.
9. Осигурява информация за административните услуги, извършвани от общината.
10. Организира комуникационна връзка с кметствата и кметските наместници за предоставяне на административни услуги на населението.
11. Организира и осъществява деловодната дейност и документооборота в Общината, издаването на финансови документи за извършени плащания по Тарифата за таксите и услугите - наемна дейност, концесии, наказателни постановления и фишове, режийни и други плащания по договори. Ръководи работата на Център за информация и услуги в общината.
12. Координира, контролира и обезпечава материалното и техническо обслужване на общинската администрация.
13. Осигурява поддръжката и стопанисването на административната сграда на общината.
1. Създава и поддържа регистъра на населението в актуален вид.
2. Съхранява документи и картотечен регистри на хартиен носител и в автоматичен информационен фонд.
3. Създава и поддържа регистри на актове за гражданско състояние в предвидените от Закона за гражданската регистрация срокове.
4. Създава и поддържа Национален електронен регистър на актове за гражданско състояние.
5. Създава и поддържа националния класификатор на настоящите и постоянните адреси в Република България.
6. Създава и поддържа регистъра на единните граждански номера.
7. Приема молби и заявления на граждани и издава документи в съответствие с действащото законодателство, касаещи гражданското състояние и гражданската регистрация на населението.
8. Осигурява информационно и административно обслужване на законодателната, изпълнителната и съдебната власт.
9. Оказва методическа помощ в рамките на своята компетентност на кметовете на кметства, кметски наместници и специалисти.
10. Контролира работата на кметовете на кметства, кметските наместници по гражданската регистрация и гражданско състояние на лицата, правилното водене и съхранение на регистрите за население, на съответни документи.
11. Актуализира и подготвя избирателни списъци за избори.
12. Координира работата по организацията на административното обслужване в изпълнение Закона за администрацията, Административно-процесуалния кодекс и Наредбата за общите правила за организация на административното обслужване.
13. Извършва и други дейности, вменени със закон или подзаконов нормативен акт като компетенции на ГРАО.
Звено "Обслужване на общински съвет-община Асеновград"
Правилници, правила, инструкции и други
- Устройствен правилник на общинска администрация – Асеновград
- Вътрешни правила за работата на администрацията на Община Асеновград.
- Вътрешни правила за организационно развитие и управлението на човешките ресурси в Община Асеновград.
- Правилник за организацията и дейността на Общински съвет- Асеновград.
- Етичен кодекс на служителите в общинската администрация.
- Харта на клиента.
- Вътрешни правила за организация на административното обслужване в Община Асеновград.
- Вътрешни правила за представяне на електронни административни услуги от Община Асеновград.
- Инструкция за начините на обработване на личните данни в регистрите с лични данни, водени в Община Асеновград.
- Вътрешни правила за защита на лични данни в Община Асеновград.
Звено "Обслужване на общински съвет-община Асеновград"
