ВЪТРЕШНИ ПРАВИЛА ЗА ОБОРОТ НА ЕЛЕКТРОННИ ДОКУМЕНТИ И ДОКУМЕНТИ НА ХАРТИЕН НОСИТЕЛ В ОБЩИНА АСЕНОВГРАД

приемане на подлежащите на регистрация документи;

проверка на тяхната комплектност и читаемост;

регистриране в АИС на всички подадени до администрацията документи и записване на необходимите данни (индекси, видове документи, класове);

записване на входящ номер и дата, а в определени случаи и имената на ръководителя, който следва да постави резолюция на документа;

разпределение на документите по компетентност, съобразно темите, които касаят и съгласно отразената информация в АИС;

предаване на документите на съответните ръководители се осъществява чрез АИС;

материалите получени по електронната поща се регистрират веднага и се предават незабавно до съответния ръководител.

Искането за извършване на административна услуга се заявява в писмена или устна форма лично, чрез упълномощен представител на заинтересованото лице, по електронен път /за въведените електронни услуги/, чрез лицензиран пощенски оператор или по друг начин, който дава възможност за установяване на самоличността на заявителя, когато това е необходимо.

входящите документи следва да са написани четливо, на кирилица, когато са на чужд език, задължително следва да са с превод на заклет преводач, да има посочени пълните данни на подателя, точен адрес, телефон, а при налични и e-mail, факс. Входящи документи ведно с приложенията задължително се сканират и се въвеждат в АИС. Изключения за сканиране се правят при проектни и други широко-форматни документи, прошнуровани и прономеровани документи, документи на паус и др., за сканирането на които наличната техника не е съвместима; Документи на хартиен носител, които не позволяват качествено сканиране и се поддържат в състава на преписка, се придвижват физически между служителите чрез предаването им или чрез куриерска служба съобразно етапите на обработка по съответната процедура.

при подаване на документи от юридически лица и еднолични търговци, задължително трябва да е посочен ЕИК/БУЛСТАТ.

при подаване на искания чрез пълномощник, се проверява наличието на пълномощно, като при заявления за разпоредителни сделки или лични права, трябва да е нотариално заверено или адвокатско пълномощно, като съответният адвокат се легитимира пред служителя в регистратурата с адвокатска карта;

при подаване на искане, по което общината не е компетентния орган и се установи, че административният акт следва да бъде издаден от друг орган, преписката незабавно се изпраща на компетентния орган, за което се уведомява подателят и заинтересованите лица. В деловодството преписката приключва с изпращането й по компетентност.

при служебна инициатива за издаване на определен документ или административен акт, съответният ресорен ръководител прави писмено разпореждане /задача/, което сам или упълномощен от  него служител изготвя, регистрира и насочва по компетентност в АИС;

преди да се входира документът, регистраторът служебно проверява дали от същия потребител и във връзка със същото искане има вече заведена преписка. Ако има, се отразява в АИС, като новото искане се свързва с предходния документ. Разпределя се на ръководителя/служителя, обработил първото искане;

служителите в Центъра за административни обслужване (ЦАО) са длъжни да съдействат на потребителите при подаване на документи чрез осигуряване на обща информация и указания.

вътрешна кореспонденция – всички служебни писма, становища, докладни или други вътрешни документи вътре в административните звена се изготвят лично и регистрират от деловодителите. Насочват се до съответния служител чрез АИС като прикачен или сканиран файл от деловодителите. Вътрешни писма от едно административно звено до друго се подписват и от ресорния ръководител по същата процедура и се насочват към лицето по компетентност. Служителят, стартирал вътрешния документ следи за движението му и приключва задачата след изпълнението й в срок с бележка по приключване и класиране в АИС;

резултатът от изпълнението на исканията за предоставяне на документи, копия от документи и справки, със съответното основание за това, се изпращат до поискалото лице с подпис само на длъжностното лице, изпълнител по преписката. Исканията за предоставяне на документи става с отбелязване в АИС от кого и какво е поискано, срок за представяне, както и приключването й в АИС с бележка по изпълнението;

служител от Центъра за административно обслужване (ЦАО) не може да откаже да приеме документи поради несъответствие с изискванията. Той  изрично предупреждава подаващия ги за последиците от неизправните документи, за срока за тяхното отстраняване както и, че до неотстраняване на неточностите по административната преписка няма да бъде осъществявана процедура. Отразява се в АИС и записът се приключва до настъпване на нови обстоятелства.

при приемане на входящата поща служителите от регистратурата са длъжни да проверяват точността на адреса на доставката; състоянието на пликовете; комплектността на документите, съдържащи се в пратката. При забелязана нередност следва незабавно да се сезира прекия ръководител;

неправилно адресирани доставени пратки се връщат неразпечатани на подателя;

неразпечатани се предават на получателя писма, документи и пратки адресирани лично до лицето, като при съмнение за съдържанието на пратката, същата се проверява от охраната;

когато адресът на подателя е посочен само върху плика и когато между датата върху клеймото и датата на получаване и завеждане в деловодството има   разлика, пликовете се запазват и се прилагат към основния документ;

призовки, покани за доброволно изпълнение, изпълнителни листове, покани за присъединяване на взискатели, съобщения от частни и държавни съдебни изпълнители, се приемат и предават незабавно по компетентност.

не подлежат на регистрация периодични издания, покани, документи с бележка “лично” и др.; периодични издания (вестници, списания, бюлетини), книги и др, финансово-счетоводни документи и статистическа информация (регистрират се само придружителните писма към тях), документи, съдържащи класифицирана информация, документите, предназначени за трудовите и служебните досиета, рекламни материали, честитки и поздравления,покани за лично участие (оформени в специфични формати), брошури и формуляри, съобщения за спортни, културни и обществени мероприятия и други. Същите се предават незабавно по предназначение.

анонимни документи подлежат на регистрация, но не се образува производство по тях;

всички останали документи се регистрират в АИС;

в АИС се регистрират всички заповеди, издавани от Кмета на общината с определения регистрационен индекс според Ведомствената номенклатура като задължително се отразява информация за длъжностните лица, изготвили, съгласували заповедта и упражняващи контрол по изпълнението. Отразява се и дали издадена заповед отменя или изменя друга/и заповед/и. Контрол по изпълнението на заповедите, възложени за изпълнение на Зам.-кмет и Секретар се упражнява лично от Кмета. Контрол по изпълнението на заповедите, възложени на други служители, се осъществява от ресорния ръководител.

редът за връчване на всяка заповед става, като първо се регистрира в АИС и се насочва към отговорните служители по изпълнението, както и до изготвилия и съгласувалия заповедта. На заинтересованите лица извън община заповедта се връчва с писмо, придружено с обратна разписка.

След поставена резолюция на входящите документи от Кмета на общината, зам. Кметове, Секретар, експерт от съответната дирекция/ oтдел  насочва документа в АИС към отговорния или отговорните служители и отразява текста на резолюцията. След това резолираните документи се предават на деловодителя за разпределяне до съответните служители в определените за целта места.

в АИС се създава, поддържа и актуализира целият информационен масив на регистрираните преписки. Изготвените вътрешни, междинни свързани документи задължително се прикрепят като прикачен файл към съответния входящ номер в административно-информационната система. Справка за движението на регистрираните документи и сроковете за изпълнението им се извършва по необходимост и след разпореждане на прекия ръководител.

с АИС, се поддържа целият документооборот. Служителите на различни нива в администрацията, съгласно тяхната компетентност са задължени сами да извършват допълнително регистриране на породените при изпълнението на задачите, нови задачи и документи по преписката и отчитат изпълнението със съответните бележки.

служителят, обработил документите по т.2, ги насочва към следващия изпълнителя/и чрез АИС.

налице ли са всички атрибути по оформяне на изходящия документ;

налице ли са необходимите приложения към основния документ;

в случай, че не са изпълнени някои от посочените в ал. 2 изисквания, документът не се приема за обработка в деловодството и се връща за коригиране или допълване.

отразяване в АИС и поставяне на изходящ номер и дата, като при наличие на входящ номер на иницииращия документ, изходящият номер се свързва с входящия;

всички изходящи документи, ведно с приложенията се сканират в АИС.

изведените документи се поставят в пликове, адресират се и се експедират.

цялата изходяща кореспонденция се описва от служител,  като бройки, всички обикновени и по номерата препоръчани експедирани писма и пратки за съответната дата;

при необходимост документът да бъде получен чрез препоръчана поща или куриерска услуга, се прави уточнение за необходимостта и съответно се експедира;

приемане на служебни документи за научно-техническа обработка и текущо съхранение;

създаване и поддържане на нормативно определения справочен апарат;

извършване на справки и заверяване на копия от документи съхранявани в архива на общината;

участие в експертиза по ценността на документите и предаването им в държавен архив.

да следят за спазването на настоящите правила от подчинените им лица;

да разпределят и контролират изпълнението на задачите произтичащи от регистрираните документи, като осигурят своевременното им отчитане;

в случай на отсъствия да се определят заместници чрез регистриране в АИС;

да подсигурят взаимозаменяемост на служителите, за чиято дейност отговарят и следят за нормалното протичане на дейността;

да изискват от служителите си при напускане от длъжност да предават по опис с протокол намиращата се в тях служебна документация, печати и заведен инвентар на прекия си ръководител или друго изрично посочено служебно лице;

при предаване на преписките за текущо съхранение да проверяват и контролират целостта на документацията;

при отсъствие на служителя, на когото е възложена задачата поради болест или отпуск за повече от пет работни дни, прекият ръководител може да пренасочи неотложните задачи към друг служител.

при редовни годишни отпуски, прекият ръководител се съобразява със сроковете за изпълнение на задачите, а служителят следва да приключи възложените му задачи, свързани със спазването на срокове, преди излизане в отпуск.

да приемат и предават служебната документация само след регистрация в АИС, т.е. да не работят с нерегистрирани в АИС документи;

да връщат незабавно в деловодството погрешно насочена и не описана служебна документация;

да предоставят на деловодителите за прикрепяне като прикачен файл към съответния номер в административно-информационната система /АИС/ всички входящи, изходящи, вътрешни, междинни документи ведно с приложенията;

да съгласуват задължително с подпис на юрисконсулт/юрист проекти за нормативни актове, договори, заповеди и отговори на сигнали, жалби и предложения.

да съставят изходящите документи в толкова екземпляра колкото са получателите плюс един за архивиране към съответното звено, изготвило отговора.