Вътрешни правила за дейността на Учрежденския архив в Община Асеновград
ОБЩИНА АСЕНОВГРАД, ОБЛАСТ ПЛОВДИВ
УТВЪРЖДАВАМ: /п/
Д-р Христо Грудев
КМЕТ НА ОБЩИНА АСЕНОВГРАД
17.03.2020 г.
I. ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ
Чл. 1. Вътрешните правила за дейността на учрежденския архив при Община Асеновград, наричана по-нататък за краткост "Вътрешни правила" са изготвени въз основа изискванията на общото и специално законодателство в Република България и има за цел да осигури унифицирано, бързо и качествено извършване на деловодните операции, включително и тези по контрол на сроковете и предаването им за съхранение в учрежденския архив.
Чл. 2. Предмет на Вътрешните правила е работата по създаването, движението и съхранението на явната входяща, изходяща и вътрешноведомствена документация на Община Асеновград.
Чл. 3. Разпоредбите на настоящите Вътрешни правила се прилагат във всички случаи, доколкото не влизат в противоречие на отделни текстове от специални закони, отнасящи се за поверителната, технологичната и кадровата документация.
Чл. 4. За жалбите, сигналите и предложенията на гражданите се прилагат разпоредбите на Административно процесуалния кодекс.
Чл. 5. Съхраняването и използването на счетоводната документация се извършва по реда на Закона за счетоводството. Отговорен за състоянието, подредбата и целостта й е главният счетоводител па структурното звено, определен със заповед на кмета на Община Асеновград.
Чл. 6. Комплексната информационно-деловодна дейност се състои в:
- създаване и движение на документите;
- регистрация и контрол по изпълнение на поставените с тях задачи;
- научно-техническа обработка и съхранение на документните материали /на хартиена или друга основа/;
- административно-информационно обслужване.
Чл.7. /1/. Информационно-деловодната дейност в Община Асеновград има централизиран характер и се осъществява от "Информационен център за административно обслужване", разположен на първия етаж на общината.
/2/. В "Център за информация и услуги" се извършват дейностите: приемане, експедиране, регистриране и текущо запазване на документите; водене на централната срокова картотека; размножаването на документите и научно-техническата им обработка за текущо архивно съхранение; заплащане на цена на предоставените услуги.
Чл.8. Всички служебни документи и молби на гражданите се приемат и предават чрез "Център за информация и услуги".
Чл. 9. /1/. Деловодният персонал и длъжностните лица, на които са възложени деловодни функции, ги изпълняват в съответствие с нормативните разпоредби и действащите длъжностни характеристики.
/2/. Численият състав на деловодния персонал се определя в зависимост от организационната структура и щатното разписание.
Чл. 10. /1/. Отговорност за нормалното протичане на информационно-деловодната дейност носят всички ръководители и служители на Общинска администрация - Асеновград.
/2/. Ръководството и контрола за правилната организация на информационно-деловодната дейност се осъществяват от секретаря, директорите на дирекции и началниците на отдели.
Чл. 11. /1/. Към Община Асеновград се създава Експертна комисия /ЕК/ по класифицирането и експертизата на документите.
/2/. Съставът на комисията по ал. 1 се определя със заповед на кмета на общината.
/3/. Основните задачи на Експертната комисия са:
1.Съставяне на Номенклатура на делата и/или списък с видовите документи със срокове за тяхното съхранение и изготвя предложения за актуализацията им;
2. Организира внедряването на номенклатурата на делата;
3. Контролира предаването на документите в учрежденския архив;
4.Ежегодно проверява наличността и съставянето на документите с постоянен срок на запазване и тези със знак "ЕК" в учрежденския архив, условията на съхранение и опазване на документите в организацията, резултатите се отразяват в протокол;
5. Организира и участва в експертизата по ценността на документите;
6.Организира подготовката и предаването на ценните документи в съответния държавен архив;
7.Изготвя актове за унищожаване на документи с изтекъл срок на съхранение;
8.Привличане на специалисти от дирекция „Регионален Държавен архив-Пловдив” като консултанти в случаите, когато комисията не е в състояние сама да се произнесе относно ценността на определени видове документи.
/4/. Експертната комисия извършва експертиза на ценността на документите чрез непосредствена оценка на документите и с помощта на номенклатурата на делата.
/5/. В резултат от проведената експертиза документите се разпределят на следните групи:
1. Документи с историческа и научно-техническа стойност, подлежащи на постоянно съхранение.
2.Документи със справочно значение, които се запазват за
определен по-продължителен срок от време в администрацията.
определен по-продължителен срок от време в администрацията.
3.Документи с изтекъл срок на съхранение, които подлежат на унищожаване.
/6/. За заделените за съхранение или унищожаване документи се попълват протоколи със съответните номера. В протокола се вписва наименованието на документите и годината, за която той се отнася.
/7/. Протоколите на документите с постоянен срок за съхранение се подреждат по раздели съгласно квалификационната схема на номенклатурата на делата по видове и хронологичен ред на годините. От тях в последствие, след редактирането им, се съставя инвентарният опис на документите, подлежащи на предаване в състава на Националния архивен фонд.
/8/. Техническото оформяне на архивните единици, подлежащи на предаване в Националния архивен фонд включва подшиването им в твърда подвързия с еднакъв цвят, извършване на полистно номериране в горния десен ъгъл на листовете, поставяне на заверителен лист с подписа на проверяващия, посочване броя на листовете и оформяне на заглавния лист на делото.
/9/. Заключенията на експертната комисия се приемат на заседание на комисията. След окончателното оформяне на резултатите от експертизата на архивните документи, протоколи, описите и историческата справка се изпращат за утвърждаване в Дирекция „Регионален държавен архив - Пловдив”.
/10/. След утвърждаване от директора на Регионален държавен архив -Пловдив документите с постоянен срок за съхранение се предават срещу подпис в състава на Националния архивен фонд. Тези, които са за вторични суровини, след получаване на един екземпляр от утвърдения за тях опис, се предават за унищожаване.
/11/. Останалите документи за временно съхранение се запазват в учрежденския архив на Община Асеновград до изтичане на срока за съхраняването им.
/12/. Всички изборни книжа и документи от произведени избори се съхраняват съгласно Изборният кодекс и подлежат на експертиза в шестмесечен срок след изтичане на мандата.
/13/. Експертната комисия в края на годината проверява наличността, организацията и условията за съхранение на документите. Копие от протокола с направените констатации се изпраща за сведение в едномесечен срок в Дирекция „Регионален държавен архив - Пловдив”.
II. ОСНОВНИ ИЗИСКВАНИЯ КЪМ СЛУЖИТЕЛИТЕ ВЪВ ВРЪЗКА С ДЕЛОВОДНАТА ДЕЙНОСТ.
Чл. 12. Ръководителите и служителите са длъжни да познават и спазват разпоредбите на тези Вътрешни правила.
Чл. 13. /1/. Директорите на дирекции са длъжни:
1. Да следят за правилното и срочно изпълнение на произтичащите от документите задачи и да осигуряват своевременното им отчитане.
2. Да запознават ново постъпилите служители с Вътрешните правила и да осигуряват изпълнението им от подчинените им длъжностни лица.
/2/. Началниците на отдели са длъжни:
1. Да определят своевременно заместници на служителите, които отсъстват.
2. Да изискват от служителите си при напускане на длъжност да предават по опис с протокол, намиращата се в тях служебна документация на прекия си ръководител или определено за целта длъжностно лице.
3. Да подсигурят взаимозаменяемост на служителите, за чиято дейност отговарят и следят за нормалното протичане на деловодните процеси.
Чл. 14. За правилното приемане и регистриране на документите служителите са длъжни:
/1/. Да приемат и предават документите и молбите на гражданите и отговорите по тях само чрез деловодството.
/2/. Да не предават директно документите и молбите на гражданите между структурните звена, без да съобщават за това в деловодството.
/3/. Да не работят с нерегистрирани документи, които подлежат на регистрация.
/4/. Да връщат незабавно в деловодството предадената им нерегистрирана или неправилно адресирана до тях кореспонденция и документи, за правилно регистриране и насочване.
/5/. При неточно посочен в резолюцията изпълнител, определеното за изпълнение длъжностно лице докладва на резолиралия ръководител за правилното насочване.
/6/. Получените по електронна поща или факс документи да се входират в деловодството и насочват за резолюция.
Чл. 15. Във връзка с подготовката и създаването на документите се спазват следните изисквания:
/1/. Длъжностното лице, отговорно за подготовката на документа трябва да осигури:
1. обоснована, достоверна и убедителна мотивировка;
2. точна и ясна формулировка;
3. съгласуване на съдържанието му със съответните компетентни длъжностни лица от общината;
4. вписване на прекия изпълнител на данните върху отпечатъка от печата за класиране и обвързване на преписките.
/2/. Специалистите са длъжни:
1.да уреждат устно проблемите в случаите, когато не е наложително писменото документиране, особено между структурните звена в общината;
2. да не допускат преписване, копиране и размножаване на документи в количество и по ред извън определеното в заповед на кмета;
да спазват изискванията за оформяне на създаваните документи в
съответствие с БДС;
съответствие с БДС;
Чл. 16. Във връзка с контрола по изпълнение на задачите, произтичащи от документите, служителите са длъжни да спазват следните правила:
/1/. Молбите, жалбите и предложенията на физическите и юридическите лица се предават в "Деловодството". След извършване на проверка и проучване се отговаря писмено не по-късно от един месец от получаването им.
/2/. Когато срокът за изпълнение е определен от резолиращия ръководител в дни, а не е фиксирана крайната дата за изпълнение, срокът се изчислява в работни дни. Срокът започва да тече от първия работен ден след деня, в който документът е резолиран.
/3/. Документът се предава на отговарящия за изпълнението в деня на резолирането или най-късно на следващия работен ден.
/4/. Когато с резолюцията са определени няколко изпълнители, водещ за организирането на изпълнението е длъжностното лице, посочено на първо място.
/5/. Преките изпълнители са задължени да изпълняват качествено възложените задачи в определените срокове, както и да сигнализират при очертаващо се неизпълнение или закъснение.
/6/. Сроковете могат да бъдат продължени само по преценка на длъжностното лице, което ги е определило и то преди първоначално определеният срок да е изтекъл. Новият срок се вписва върху документа и се уведомява "Деловодството".
Чл.17. За осигуряване на правилното класиране и обвързване на преписките служителите, изпълняващи задачи от входящи документи, са длъжни:
/1/. Деловодителите да вписват върху отпечатъка от печата за класиране и обвързване на преписките:
1. В рубриката "Индекс на класиране съгласно номенклатурата на делата" - в числител номера на делото, към което трябва да се класира документа, а в знаменател - срока за запазване на същия документ;
2. В рубриката "Документът е неразделна част от преписка с наш № .... " - на всички вътрешни и изходящи документи регистрационния индекс, под който е заведен инициативния документ за съответната преписка.
/2/. Служителите, които подготвят отговори на регистрирани документи са длъжни:
1. На отделен ред, в началото на всеки изходящ документ по образувана преписка да вписват номера на писмото, на което се отговаря ("На Ваш №....");
2. В рубриката "Относно" на всеки изходящ документ да записват съвсем накратко основното съдържание на документа;
3. Да предават в "Деловодството" всички приключени преписки и изходящи документи заедно с техните приложения;
4. Да държат в себе си само копия от приключените преписки и документи, които са необходими за оперативната им работа.
Чл. 18. /1/. Забранява се на длъжностните лица да запознават със съдържанието на служебните документи лица, които нямат пряко служебно отношение към тях.
/2/. Използването на служебни документи за публикации се допуска съобразно Закона за достъп до обществена информация и с разрешение за предоставяне на достъп от кмета на общината или на определено от него длъжностно лице.
Чл. 19. Изходящите документи се съставят в толкова екземпляра, колкото са получателите, един екземпляр за класиране към дело и един екземпляр за изготвилия документа.
Чл. 20./1/. Към представения за подпис документ се представя и документа, по повод на който е изготвен отговорът.
/2/. Всички документи, изготвени от служителите се съгласуват съгласно Устройствения правилник на общинската администрацията.
/З/. При отсъствие на кмета, документацията на общината се подписва от упълномощено със заповед длъжностно лице.
/4/. Документите, внасяни за подпис трябва да бъдат окомплектовани в папки, на които е написано наименованието на дирекцията, отдела или сектора, в който са изготвени.
Чл. 21. /1/. При създаване на документи, свързани със заседания на Общинския съвет, комисии, съвещания и други се спазват разпоредбите на Правилника за организацията и дейността на Общинския съвет и вътрешно -ведомствената нормативна уредба на община Асеновград.
/2/. На заседанията становищата се внасят с докладна записка, информация или писмена справка и се придружават с проекто-решение.
/3/. Проекто-решенията трябва да бъдат кратки, с ясно и точно определени задачи, срокове и отговарящи за тяхното изпълнение длъжностни лица.
/4/. Подготовката и разпределението на материалите за заседанията на колективните органи се извършва от служителите към Общински съвет.
/5/. Приетите от колективните органи решения се отразяват в протоколи при спазване на стандарт ISO.
Ш. ОРГАНИЗАЦИЯ НА РАБОТА С ДОКУМЕНТИТЕ
Чл. 22. Деловодната дейност в администрацията се осъществява на основата на Единната държавна система по деловодство.
/1/ Кореспонденцията на общинската администрация - входяща и изходяща - се регистрира в "Център за информация и услуги" на електронен носител - в система за документооборот и управление на административните процеси "Акстър-офис”.
/2/. Приемането и предаването на документите в и от структурните звена се извършва посредством деловодител-куриер.
/3/. Осигурени са следните нива на достъп до регистрираните документи в системата „Акстър-офис”:
1. Пълен достъп до регистрираните документи в системата „Акстър-офис” е предоставен на кмета на общината.
2. Заместник - кметовете и секретаря на общината имат достъп до документите от определения им ресор.
3. Директорите на дирекции, началниците на отдели и сектори имат достъп до документите, отнасящи се до служителите от структурното звено, което ръководят.
4. Служителите имат достъп до резолираните до тях документи.
Чл. 23. /1/. Първоначалната деловодна обработка на входящата кореспонденция включва проверка на правилността на доставката -адресирана ли е до общината, състоянието на пликовете, налице ли са посочените приложения и подготовка на документите за предаване.
/2/. Погрешно доставените, предназначени за друг получател писма се връщат неразпечатани на отправителя.
/3/.Материали, адресирани поименно, се предават по предназначение неразпечатани.
/4/. При установяване на липси на приложения, деловодството уведомява служителя, за когото е предназначен документът.
/5/. Към документите се прилагат и пликовете, когато:
1. Адресът на отправителя е посочен само върху плика;
2. Върху документа няма дата, а има такава върху плика;
3. Между датата на документа и датата на плика има разлика по
време, повече от три работни дни.
време, повече от три работни дни.
4. Пликът, съгласно други нормативни изисквания трябва да е неразделна част от документите.
Чл.24. /1/ Входящите документи се обработват от служителите в "Център за информация и услуги", като регистрирането на документите в деловодната система „Акстър-офис” става непосредствено след получаването им.
/2/. Не подлежащите на регистрация документи се изпращат по предназначение (в т.ч. писмата до Общинския съвет).
/3/. За подлежащите на регистрация документи се определя:
1. Подлежи ли документът на сроков контрол;
2. Регистрационният индекс, под който трябва да бъде регистриран документът (в горния десен ъгъл), съгласно Регистрационна кореспондентска схема по ЕДСД.
Чл. 25. Всички преписки подлежат на насочване за резолюция на хартиен носител и в деловодната система „Акстър-офис”.
1. Кореспонденцията с държавните органи, жалбите на физическите
и юридическите лица, възраженията и заявленията по ЗДОИ се насочват за резолюция към кмета на общината.
и юридическите лица, възраженията и заявленията по ЗДОИ се насочват за резолюция към кмета на общината.
2. Исканията на физическите и юридическите лица за извършване на административни услуги се насочват за резолюция към ръководителите на административните звена, отговорни за извършване на услугата, в съответствие с технологичните карти и определените в тях срокове.
3. Служителите, след обработване и съгласуване на преписките, резолират към деловодството за приключване и редават изготвените документи в "Център за информация и услуги" на гишето, на което е регистриран входящият документ.
Чл. 26. /1/. Документите се предават за резолюция ежедневно между 9.00 и 10.00 ч. сутринта.
/2/. Резолираните документи и писма се връщат в деловодството за повторна обработка.
/З/. Разнасянето на документите става от деловодителя-куриер.
/4/. Резолираните документи се предоставят на съответните служители в деня на резолирането или на следващия ден.
Чл. 27./1/. Резолюцията на документите съдържа фамилия на служителя, точни указания за изпълнение, срок за изпълнение, дата и подпис на резолиращия и в съответствие с Устройствения правилник на общинската администрация.
/2/. Сроковете на обработване на документите са заложени в деловодната система „Акстър-офис” според нормативните изисквания и технологичните карти и са определени с резолюцията на съответния ръководител.
Чл. 28./1/. Документи, с които трябва да работят няколко структурни звена или служители, се предават последователно или се копират в необходимия брой екземпляри.
/2/. Когато документът е копиран, оригиналът остава за запазване в "Деловодството".
Чл. 29./1/. Изходящите документи след регистриране се обработват в "Деловодството" и се изпращат по предназначение.
/2/. Обработването включва: проверка дали е поставен регистрационен индекс, дата и подписи на съответните ръководители, налице ли са приложенията към основния документ, поставяне в пликове и експедиране.
/3/. Документите се подготвят и експедират в деня на предаването им или най-късно до 10.00 ч. на следващия ден.
Чл. 30. /1/. За всеки входящ и изходящ инициативен документ, с който се поставя нова преписка с даден кореспондент, се използва отделна регистрационно-контролна карта /РКК/.
/2/. При регистрация на документи и отговори, получени или изпратени във връзка с вече образувана преписка се съставя нова РКК.
/3/. Изходящите документи с еднакво съдържание, изпращани до няколко получателя се регистрират с един и същ регистрационен индекс.
/4/. Служителите, които изпращат писма с едно и също съдържание до повече кореспонденти, са задължени да представят към черновата на писмото списък с наименованията на кореспондентите. Всички екземпляри се завеждат под един и същ кореспондентски номер.
Чл. 31. /1/. Основните задължения на служителите в "Център за информация и услуги" след приключване на документите са:
1. Да спазват разпоредбите на Вътрешните правила.
2. Своевременно да информират прекия си ръководител за неправилно оформените преписки.
3. Да оформят снемането от контрол на приключилите преписки.
/2/. Основните задължения на началник отдел "Адменистративно, информационно и материално-техническо обслужване" във връзка с функционирането на деловодната система за документооборот „Акстър-офис” е да осигури ежедневен архив на данните, въведени в системата от служителите и ръководителите на структурни звена.
IV. ЗАПАЗВАНЕ И АРХИВИРАНЕ НА ДОКУМЕНТИТЕ. РАБОТА В УЧРЕЖДЕНСКИЯ АРХИВ.
Чл. 32./1/.Документите в процес на изпълнение се запазват от специалистите, които са натоварени да работят по поставените от тях задачи.
/2/. Текущото запазване на документите се извършва от "Деловодството" и обхваща: приемане на изпълнените входящи документи и копия от изходящите и вътрешни документи за запазване и последващо използване; систематизирано запазване на документите в нормативно определените срокове; правене на справки при поискване от съответните служители от общинска администрация, имащи отношение към дадения документ; обработка и предаване на документите в архива.
/3/. Унищожаване на документални материали се допуска съгласно утвърдената от Дирекция „Регионален държавен архив - Пловдив” "Номенклатура на делата на Община Асеновград" и след експертиза от Експертната комисия в Община Асеновград.
/4/. Не се разрешава изваждане на документи от делата за ползване извън сградата на Общината. Изключение се прави само за съдебно-следствените органи с разрешение на кмета.
/5/. Класирането на делата се извършва по "Номенклатура на делата на Община Асеновград" - одобрена от кмета на Общината и утвърдена от директора на Дирекция „Регионален държавен архив - Пловдив”.
/6/. Учрежденският архив се помещава в няколко архивни помещения, където се съхраняват документите със справочно значение и се подготвят за експертиза материалите на администрацията.
/7/. Завеждащ учрежденския архив е главен специалист, който осигурява достъп до документи от архива на служителите от администрацията.
/8/. Достъпът до архивните материали по Закона за достъп до обществена информация се осигурява след насочваща резолюция от секретаря на Общината.
Чл. 33. /1/. След края на календарната, но не по-късно от 30 юни на следващата година завеждащият учрежденския архив е задължен да приеме с опис от директорите на дирекциите документите, подлежащи на постоянно или по-продължително съхранение. Това се извършва след проверка от ЕК по номенклатурата на делата.
/2/. След получаването им, документите с постоянен срок за съхранение и знак ЕК се систематизират по раздели и дела съгласно класификационната схема на номенклатурата на делата.
/3/. Получените за временно ползване документи се регистрират /с датата и подписа на съответното длъжностно лице/ в архивна тетрадка.
/4/. Завеждащият учрежденския архив единствен има постоянен достъп до него. Същият носи отговорност за приетите за съхранение там документи.
Чл. 34. /1/. Всички заповеди на Кмета на Община Асеновград за текущата година се съхраняват от главен специалист в звено „Връзки с обществеността и протокол”.
/2/. След изтичане на календарната година заповедите се предават с протокол на завеждащия учрежденския архив.
V. ИЗПОЛЗВАНЕ И ПАЗЕНЕ НА ПЕЧАТИТЕ.
Чл. 35. /1/. /Решение 193/23.04.2008 г. на ОбС-чл.17 от Наребда за символите и отличията на Община Асеновград/ Печатът на общината е с кръгла форма, в централната му част е изобразен гербът на Асеновград, около него в горната половина на кръга е разположен надпис "Република България", а в долната - надпис "Община Асеновград". Отпечатъкът е със син цвят. Изработен е в три еднообразни екземпляра. Този печат се полага върху подписа на кмета или упълномощено със заповед длъжностно лице /а/.
/2/. За служебни цели могат да се използват печати:
1. Печатът на „Общински съвет” Асеновград е с кръгла форма, в централната му част е изобразен гербът на Асеновград, около него в горната половина на кръга е разположен надпис "Общински съвет Асеновград", а в долната - надпис "Пловдивска обл.". Отпечатъкът е със син цвят. Изработен е в един екземпляр. Този печат се полага върху подписа на Председателя на Общински съвет или упълномощено със заповед длъжностно лице /а/.
2. Печаът „Община” Асеновград е с кръгла форма, в централната му част е изобразен гербът на Асеновград, около него в горната половина на кръга е разположен надпис "Републка България", а в долната - надпис "Община Асеновград". Отпечатъкът е със син цвят. Изработен е в три екземпляра. Този печат се полага върху подписа на Кмета на Община Асеновград или упълномощени със заповед длъжностни лица. Изработен е в три еднообразни екземпляра.
3. Печатите на отдел „Административно, информационно и материално-техническо обслужване” и Дейност „Обредни домове и зали” са:
- „Отдел АИМТО” е с кръгла форма, в централната му част е изписано „отдел АИМТО”, около него в горната половина на кръга е разположен надпис "Община Асеновград", а в долната - надпис "Пловдивска област". Отпечатъкът е със син цвят. Изработен е в пет еднообразни екземпляра. Този печат се полага върху подписа на упълномощени със заповед длъжностни лица по „Гражданско състояние” и „Гражданска регистрация”.
4. Печатът на отдел „Счетоводно обслужване” е с кръгла форма, в централната му част е изписано „Касиер”, около него в горната половина на кръга е разположен надпис "Община", а в долната - надпис "Асеновград. Отпечатъкът е със син цвят. Изработен е в един екземпляр. Този печат се полага върху подписа на упълномощени със заповед длъжностни лица - Касиери.
5. Печатите на отдел „Местни приходи” са:
- „Местни приходи” Асеновград е с кръгла форма, в централната му част е изобразен гербът на Асеновград, около него в горната половина на кръга е разположен надпис "Община Асеновград", а в долната - надпис „Местни приходи”. Отпечатъкът е със зелен цвят. Изработен е в седем еднообразни екземпляра. Този печат се полага върху подписа на упълномощени със заповед длъжностни лица.
- „Местни приходи” Асеновград е с кръгла форма, в централната му част е изобразен гербът на Асеновград, до гербът са разположени номерата на касиерите /01, 02 и 03/, около него в горната половина на кръга е разположен надпис "Община Асеновград", а в долната - надпис „Местни приходи”. Отпечатъкът е със зелен цвят. Изработен е в три еднообразни екземпляра. Този печат се полага върху подписа на упълномощени със заповед длъжностни лица - касиери.
- „Касиер” Община Асеновград е с кръгла форма, в централната му част е изписано „Касиер”, около него в горната половина на кръга е разположен надпис "Община", а в долната - надпис "Асеновград. Отпечатъкът е със син цвят. Изработен е в два екземпляра. Този печат се полага върху подписа на упълномощени със заповед длъжностни лица - Касиери.
6. Печатите на дирекция „Инвестиционна политика и устройство на територията” са:
- „Дирекция ИПУТ” е с кръгла форма, в централната му част е изписано „Дирекция ИПУТ”, около него в горната половина на кръга е разположен надпис "Община Асеновград", а в долната - надпис "Пловдивска област". Отпечатъкът е със син цвят. Изработен е в два екземпляра. Този печат се полага върху подписа на упълномощени със заповед длъжностни лица.
- Печатите на отдел „ИПС” са:
- „Отдел ИПС” е с кръгла форма, в централната му част е изписано „отдел ИПС”, около него в горната половина на кръга е разположен надпис "Община Асеновград", а в долната - надпис "Пловдивска област". Отпечатъкът е със син цвят. Изработен е в два екземпляра. Този печат се полага върху подписа на упълномощени със заповед длъжностни лица.
- Печатите на отдел „УТК” са:
- „Отдел УТК” е с кръгла форма, в централната му част е изписано „отдел УТК”, около него в горната половина на кръга е разположен надпис "Община Асеновград", а в долната - надпис "Пловдивска област". Отпечатъкът е със син цвят. Изработен е в три екземпляра. Този печат се полага върху подписа на упълномощени със заповед длъжностни лица.
- Печати с правоъгълна форма, използвани за „одобряване”
* „Одобрявам гл.архитект /арх.Б.Костадинов/”;
* „Одобрявам Част ПБЗ /инж.М.Василева/ и
* „Съгласувам” – 2 бр. Отпечатъкът е със син цвят. Тези печати се полагат от упълномощени със заповед длъжностни лица – Главен архитект и Инженери.
/З/. Печатът с държавния герб се полага само върху актовете по гражданско състояние от упълномощените длъжностни лица.
/4/. Подпечатват се само документите, подписани от кмета или от други длъжностни лица, определени със заповед и с предоставен спесимент в деловодството за проверка на автентичността на подписите.
/5/. За наличието и пазенето на печатите отговарят началник на отдел АИМТО и лицата, на които са дадени срещу подпис.
/6/. Всички печати и печатни бланки, използвани в Общинската администрация и кметствата се водят на отчет от началник на отдел АИМТО.
/7/. Изнасянето на печатите от деловодството и службите, където има печати, не се разрешава.
VI. ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ.
Чл. 36. Разпоредбите на тези Вътрешни правила са задължителни за всички служители на Община Асеновград и влизат в сила седем дни след утвърждаването им от Кмета на общината.
Чл. 37. Контролът по прилагането на Вътрешните правила се възлага на секретаря на общината.
Чл. 38. Вътрешните правила могат да бъдат променяни по предложение на началник отдел АИМТО и гл.специалист в отдел УПМС, след съгласуване със секретаря и утвърждаване от кмета на общината.
Чл. 39. Вътрешните правила са утвърдени със заповед № А-527/17.03.2020 г. на Кмета на Община Асеновград.
Съгласувал: /п/
Дияна Желязова – ст.юрисконсулт отдел“Правен“
Изготвил: /п/
Боряна Петрова - Гл.специалист в отдел УПМС
ОБЩИНА АСЕНОВГРАД, ОБЛАСТ ПЛОВДИВ
ЗАПОВЕД
№ А-527
гр.Асеновград, 17.03.2020 г.
На основание чл.44, ал.2 от ЗМСМА и във връзка с чл.33, ал.2 от Устройствения правилник на общинска администрация — Асеновград
УТВЪРЖДАВАМ:
Вътрешни правила за дейността на учрежденския архив в Община Асеновград, съгласно приложението.
Настоящата заповед да се доведе чрез директорите на дирекции до знанието на всички служители за сведение и изпълнение.
Контрол по изпълнението на заповедта възлагам на инж. Петър Иванов — Секретар на Общината.
С настоящата отменям заповед № А-165/13.01.2014 г.
Д-Р ХРИСТО ГРУДЕВ /п/
Кмет на Община Асеновград
Съгласувал: /п/
Дияна Желязова – ст.юрисконсулт отдел“Правен“
Изготвил: /п/
Боряна Петрова - Гл.специалист в отдел УПМС
